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沈阳建筑大学工厂技术档案管理条例
2017-05-04 14:50   审核人:

一、 归档范围

凡是沈阳建筑大学工厂研发设计与生产活动产生的具有查考利用价值的设计图纸(包括设计任务书、校核单、审核单、前期设计方案图纸、前期设计研发图纸、加工生产用图、设计变更图纸等均属技术档案归档范围。

二、归档要求

(一)归档的技术档案材料必须图面清楚工整,纸张(A0A1A2A3A4)及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等私自随意涂抹修改技术档案。

(二)归档的技术档案应完整、系统、准确。 

(三)归档的技术档案材料应为原件(若非原件,必须注明出处)。

(四)保持归档技术档案之间的历史联系,并进行科学分类、编号、归档。

(五)技术档案题名应确切反映技术档案内容。

(六)技术档案的归档必须办理登记手续。

1、由团队集体设计研发所形成的技术档案资料要有形成时间和部门盖章,由个人设计研发所形成的技术档案材料要有形成时间和本人签字。

2、创新研发部完成的设计图纸(含校审单)、变更文件及电子档等技术档案材料,按顺序排序,移交档案管理员审定,准确无误后,及时办理书面移交手续交档案管理员进行归档分类。

3、档案管理员建立技术档案台账,并负责复印装订技术档案,负责向档案室移交技术档案并进行分类归档。

4、档案查阅优先考虑使用电子档,必要时再查阅图纸档案。

5、图纸档案不向外借阅底图,借阅人员不能擅自查找翻阅档案,办理借阅手续后由档案管理员调阅档案。

(七)技术档案在档案室进行分类保管,归档前的图纸档案不向外借阅。

(八)各类技术档案一般归档一式一份,重要的和利用频繁的技术档案可归档一式两份。

三、档案保管

(一)档案库房应做到防火、防潮、防霉、防虫、防鼠、防盗等工作。

(二)档案排列上架时,应按照类别排列。 

(三)每年定期进行技术档案的清理核对和质量检查,做到帐物相符。

(四)档案的接收、借出必须履行登记手续。

四、档案的作废与销毁

及时作废、销毁失去保存价值的档案。作废由研发设计部门负责人决定,履行技术档案作废手续并由创新研发部门负责人签字、进行作废技术档案标定并实行作废技术档案单独保管;销毁由主管领导决定,履行技术档案销毁手续并由主管领导签字、由指定人员进行销毁。

五、档案利用与保密

(一)研发设计完成的各类技术档案应及时交由档案管理员进行分类归档保存,不得私自复印或将电子版拷贝出,不得以其他方式泄露。

(二)沈阳建筑大学工厂工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。

(三)在档案资料室查阅技术档案,应办理查阅登记手续。外单位人员查阅必须报经主管领导批准签字同意。

(四)不得随意折叠或拆散技术档案。严禁对技术档案随意涂改、挖补。

(五)借出和归还档案时,必须办理登记、清点手续,并按期归还,不得丢失、损毁。借阅时间不超过三个月,可以续借。

(六)任何部门、个人不得擅自抄录、打印、复制、公布技术档案相关信息,不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘等拷贝。因工作需要必须打印或复制时,经主管领导签字批准后方可通过技术部档案管理员完成此项工作。

(七)调离单位的工作人员,必须清理移交技术档案后方可办理调动手续。

(八)违反档案查阅管理规定造成重大损失者,必须负责补齐遗失技术档案,所需费用个人自理。

(九)凡违反技术档案保密规定的人员,沈阳建筑大学工厂将给予处罚,因泄密引起的一切后果,由泄密者承担,必要时,将追究其法律责任。

六、档案管理人员职责

(一)负责沈阳建筑大学工厂技术档案的形成、积累、整理和归档工作。

(二)负责沈阳建筑大学工厂技术档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管,编制技术档案检索信息。对接收来的技术档案进行分类、登记、统计和必要的加工整理,编制《档案查阅目录》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

(三)定期按有关技术人员提出的要求整理技术档案,发现技术档案标号等不符合要求时,及时调整;对褪色或损坏的技术资料应及时复制或修复。

(四)负责档案室管理,定期对档案室进行安全检查,做好技术档案保护工作。

(五)做好技术档案借阅利用工作,为各部门工作服务。

七、技术档案借阅规定

(一)需要借阅出档案室的技术档案由借阅人员按照填写借阅申请表,经过相关领导批准并有相关领导签字,由档案管理员登记借出,借出时需将旧版技术档案收回,如果没有旧版技术档案,需有借阅人写明旧版技术档案去向情况。

(二)借阅技术档案必须登记,由档案管理员查找并核对无误后方可借出。归还时,档案管理员应按技术档案标号核对,准备无误后清除借阅登记记录,分类归档存入档案室。

(三)借阅图纸档案资料时,统一由档案管理员查找,借阅人员不得私自翻阅查找技术档案。

(四)进行技术档案查阅时,须在档案室当场查阅,须由档案管理员现场监督下查阅并查阅完毕后及时归档,并由查阅人员进行登记。

(五)技术档案有两种存档方式:电子档案(硬盘)和常规档案(书面),均由技术部档案室负责保管,电子文档一般不得外借,如有需要必须主管领导批示。

 

 

                                                                                                             沈阳建筑大学工厂

                                               二〇一六年一月二十五日

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