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工程训练中心(工厂)财务报销管理规定
2017-05-04 14:48   审核人:

(讨论稿)

一、报销基本流程

1、票据初审:“中心”设立财务票据初审员对经办人的报销票据进行初步规范审核,并对票据进行归集分类形成原始凭证;(财务票据初审注意事项详见各附表)

2、票据审批:票据初审员将形成的原始凭证递交相关领导审批;(详见附表一)

3、票据复审及账务处理:主管会计核算员对票据初审员递交的经审批后的原始凭证进行复审,复审通过的进行核算并生成会计记账凭证,复审不通过的予以退回;

4、签字确认及款项支付:会计核算员将生成的会计记账凭证递交出纳,票据初审员签字、核对收款人银行卡号或核对收款单位开户行等信息,经出纳人员审核无误后等待支付。

二、财务报销安排

1、保证金、借款、支票签发等急办事项随时处理;

2、日常报销业务经初审员审核签字后集中汇总报销处理;

3、“中心”于每月20日前报送经领导审核通过的工资数据(电子版),财务统一制表于28日前发放;

4、日常报销业务截止到每月25日;

5、年底封帐日为 1220

 

附表一   审批流程及审批权限规定

1.单笔金额小于等于1万元,需有经手人、部门负责人、工厂法人签字审核;

2.单笔金额大于1万元小于等于3万元,需有经手人、部门负责人、工厂分管财务领导、工厂法人签字审核;

3.单笔金额大于3万元,需有经手人、部门负责人、工厂分管财务领导、工厂班子全体成员会审签字、工厂法人签字审核。

1、所有企业单笔金额大于10万元的票据均需经校资产经营公司领导审阅。

2、“三公经费” 中,人员因公出差费用、公务车运行费、公务招待费产生的消费不论金额多少,均需企业分管财务领导和企业法人签字审核后在预算指标额度内报销。

 

附表二   收付款规定

(一)现金收付(网银对个人付款视同现金支付)

1、出纳收取现金时,会计开具一式三联的收据,由缴款人在右下角签名后,交缴款人、业务部门、会计各留存一联。

2、工厂现金的使用范围

1)支付个人的劳动报酬;

2)支付各种劳保、福利费用及国家规定的对个人的其他支出;

3)出差人员必须随身携带的差旅费;

4)结算起点以下的零星支出(结算起点规定为1,000)

5)中国人民银行规定需要支付现金的其他支出。

详见国务院颁发的《现金管理暂行条例》

3、任何现金支出必须按相关程序报批(详见附表一)。因出差或其他原因必须预支现金的,须填写借款单,工厂法人签字批准,方可支出现金。

4、大额现金支付需提前一天通知财务备款;

5、领款人对支付款项进行核对无误后,在记账凭证右下角签字,等待出纳支付;

(二)转账收付

1、支票领取:

1)凡领取支票,先填制支票申领单,写明用途、金额、使用人等项,经由有权审批人批准方可领取。支票自签发之日起10日内有效。

2)领取人应办理登记手续,于使用后7日内报帐。如不能限期内报账,请填写借款单据。

3)持票人应对支票及票根妥善保管,如丢失将由个人承担经济责任。

2、对外支付:

(1)有合同(或协议)的付款,在每次付款时应附上所签订的合同(或协议)复印件。实行分次付款的,在未结帐前的付款,应由收款方开具收据。

(2)收款方必须提供符合公司规定的发票或收据。

(3)特殊情况先付款,收款方再提供发票或收据的,由经办人向财务办理暂支手续,并负责将发票或收据在规定时间内交回财务。

(4)对外付款有合同的,必须要按照约定的帐号办理;付款、收款要求改变帐号的,必须要由收、付款方提供盖有公章的证明,没有合同或合同没有约定帐号的,由收款方提供后办理。

(5)预付货款和定金,必须根据合同办理,经由审批权限的领导批准,方可执行

(6)按照合同约定的条件支付购货款,经由审批权限的领导批准,方可执行。

(7)支付往期挂账款的,需填写收款收据,注明收款单位名称、金额,经手人签字,经由审批权限的领导批准,方可执行。

附表三   主要费用规定

(一)差旅费

各企业参照《辽宁省省直机关差旅费管理办法》制定本企业差旅费报销标准,返给财务部,作为报销依据。差旅费需填写差旅费报销单,经初审员初步审核形成原始凭证,由企业相关领导审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证,至财务核销借款。试用人员出差借款须由部门负责人担保,视同部门负责人借款。

(二)交通费

1.市内或外地出差报销打车费用,应标明事由凭发票据实报销。

2.因工作或业务需要,企业同意为有关人员报销的汽车加油费,有固定标准的人员,企业应将审定的标准报财务部,以此为限凭发票报账。

3.临时因开展具体业务用车需要报油费的,应遵照实事求是原则核定报销数额。

(三)通讯费

因工作需要,经企业研究确定可以报销通讯费的人员,企业应将审定的标准报财务部,以此为限实报实销。

(四)业务招待费

业务招待费,是指企业在经营管理活动中用于接待应酬而支付的各种费用,主要包括业务洽谈、对外联络、会议接待、来宾接待等所发生的费用。业务招待应本着节约节俭的原则,尽量压低支出,每年支出总数原则上应控制在营业收入的5‰以内,最高不应超过营业收入的2%,凭发票据实报销。

 

附表四   票据初审注意事项

(一)票据真伪鉴别

1、非税票据真伪鉴别:国家行政事业单位、机关团体为履行或者代政府职能,依据国家有关规定,向有关单位和个人收取的各种基金、规费或者是行政事业单位之间发生经济往来时开具的发票,通常把它称为非税发票,这类发票是由省级以上财政部门监制,同样具有法律效力。这些票据必需是有税监章的正规票据,票据名头、日期、数量、单价要填写齐全,并且不得是过期税版和超时限票据;

2、发票真伪鉴别:由税务部门监制的发票。初步鉴定真伪发票的方法如下:

1)从发票票面的合法性上审查识别。发票监制章是识别发票真伪的重要法定标志。1993年开始,全面统一启用的新版发票的发票监制章,其形状为椭圆形,上部刻制全国统一发票监制章字样,下部刻制税务局监制字样,中间刻制监制税务机关所在地的全称或简称,字体为正楷,印色为大红色,套印在发票联的票头正中央。其次,从发票联底底纹及发票防伪专用纸等方面识别。

2)从发票的外在形式和内容上识别。

<1>伪造发票识别:伪造发票是指单位和个人仿照真的发票,制作假发票,以假充真的行为。伪造的发票在其内容、标志、试样、规格、纸质、字体、条纹、图案、印色以及油墨成份上均不同于真实发票,在其印制的张数,联次,自轨号码或装订顺序上,容易出现混乱,错位现象。可以采取核对法,即用真实的发票为对照依据,从中发现可疑之处。

<2>变造发票识别:变造发票是在真发票上采取刮,擦,挖,补以及化学方法更改或增添发票有关内容的行为。对变造发票的识别,主要查其票面的外在形式以及票面填写的内容是否发生变异。

3、大额发票真伪查询:票据初审员通过税务机关网上发票查询系统查询,将查询结果拷屏打印后附在原始凭证后,拷屏电子版留存备查。正规发票的开票日期在购买日期后,验旧日期前。

(二)票据使用和粘贴规范

1、 报销所用票据粘贴纸等统一采用沈阳建筑大学财务室制作的电子版票据;

2、票据粘贴需按种类分好,再按照票据尾端依照阶梯形粘贴好,不能用订书钉;

3、不同种类票据粘贴在一张纸上时,需列明不同种类的合计金额;

3、严格按照票据粘贴纸等规范票据格式填写票据总张数、总金额和用途,并需要签字齐全;填写的票据总张数、总金额信息不能涂改。

(三)其他注意事项

1、初审员汇总日常报销票据,审核票据填写和粘贴是否规范,大额票据网络查询真伪后拷屏打印作为附件,经领导审批后,区分经营和办公用途,集中到财务报销。(大额票据指单笔1万以上的票据,同一付款方多笔票据可选择性抽查。)

2、各报销人本人按规定填写报销单,票据初审员初审,领导审批后,财务人员审核;票据初审员原则上不允许替人填写费用报销单。依照《会计法》对于会计资料的要求,报销单请用蓝、黑色碳素笔或钢笔填写。对粘贴填写不合格的报销单,票据初审员有权要求报销人重新整理、粘贴、填写报销单。

3、认真保管取得的各类发票,不得污染、揉搓、票面歪斜及不清晰。各类发票原则上不允许跨年报销。

4、报销的会议费、房租费等应能提供其真实的证明材料。证明材料包括:时间、地点、出席人员、内容、目的、合同、支付凭证等。

5、报销的车辆维修发票:对维修车号、维修项目、费用明细、数量、单价、金额等项目要详细填写,并附汽车维修结算明细表。

6、借款:个人因公借款均需填写三联借款单据,需填写借款人、所属部门、借款用途、收款人银行卡号或收款单位开户行等信息,如果是保证金借款,请标明投标项目名称和招标单位信息。审核流程参照同等金额审批流程及标准在相应项目预算指标内办理。

 

 

 

  工程训练中心

  2016125

 

 

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