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工程训练中心办公室行政管理制度
2017-05-04 14:43   审核人:

(试行)

(一)综合办公室

中心办公室主要进行中心行政、人事、工会、后勤保障等方面的管理工作;进行中心文化建设、形象宣传、文件拟稿、文档管理、人事档案管理等工作。

直接上级:中心主任

岗位设置:办公室主任、教务管理、物资管理、教学秘书。

主要职责:

1.行政管理、人事管理、教务管理、物资管理、后勤保障等管理工作。

2.文件收发、登记、传阅、批复和抄告。

3.来宾的接待及中心领导的服务保障工作。

4 组织起草或审核以中心、中心办公室名义发布的公文以及中心形象宣传、文化建设。

5 中心各类工作的督办、各部门之间的沟通与协调及所属区域的管理工作。

6.中心办公设备的配备,办公用品的采购、配发及登记工作。

7.中心办公室、会议室等管理工作。

8.  中心各类会议、行政活动的组织及保障工作。

9.中心员工的考勤与管理工作。

10. 中心员工的选聘、录用、转正、调配、任免、奖惩等事项的办理。

11.中心员工培训计划的拟定、实施及员工绩效考核的组织、实施工作。

12.中心的治安、消防、环境卫生等管理工作。

13.与协作单位的联系接洽工作。

14.中心领导交办的其他工作。

(二)行政办公纪律管理规定
  1、凡本中心员工需坚守行政管理制度工作岗位,不要串岗。

2、上班时间不要看报纸、上网聊天、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
  3、办公桌上应保持整洁,并注意办公室的安静。
  4、不要因私事长期占用电话。
  5、不要迟到早退。
  6、请假须经部门主管领导批准。

7、在月末统计考勤时,办公室对任何空白考勤不予补签。
  8、不准在实训场所吸烟,如有需要请自动离开。

9、请病假如无领导批准,一律认同为事假。
  10、因故临时外出,必须告知中心办公室主管,本部门全体外出,必须给相关负责人打招呼。
(三)考勤管理制度
  中心办公室人员必须严格执行考勤纪律,对上班经常迟到、早退、旷工者应认真作好考勤登记,对出勤不出力、纪律涣散等现象,应进行批评教育并令其改正。
  1、凡中心办公室职员都必须严格执行中心的考勤行政管理制度。

2、中心办公室人员由办公室负责人负责考勤,对所有考勤情况按月汇总。
  3、有以下情况之一者视为旷工:

①要求请假,未经批准而擅自离开工作岗位者;

②准假期满(包括事、病、探亲、产育、婚、丧假等),未经续假或申请续假未经批准而又无正当理由,未按时到岗者;

③请假理由经查明是编造假情况者;

④经教育仍不服从分配调动,拒不到新岗位工作者或无故拖延超过报到日期者(包括中心内部调整)。

 4、旷工期间档案工资按学校有关规定执行。
  5、对严格执行考勤行政管理制度以及自觉出满勤、办事效率高的个人,结合年度考核给予表扬;对经常迟到早退、办公时间干私事或擅离职守的应及时给予批评教育;对教育不改者,应将其缺勤累计时间做旷工处理。

(四)办公物品管理规定
  1、中心办公室负责中心办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放。
  2、各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室列表报主管领导批准,统一购买。
  3、各部门需设立耐用办公用品档案,由办公室定期检查使用情况,如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。
  4、办公室负责收回中心调离人员移交的办公用品和物品。
  5、各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品,并指定专人管理办公用品。
(五)印章使用和管理办法
  一、总则
  为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护工程训练中心利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法
  二、印章的刻制
  1、中心印章刻制均须报主任批准。
  2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。
  3、选用国际、国内先进、适用的质料和种类。
  4、下属部门不允许刻制内部或对外用章。

三、印章的保管、交接和停用
  ()中心各类印章必须有专人保管。
  ()印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要放在办公室,不准委托他人代管。
  ()印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合安保部门查处。
  ()印章移交须办理手续,签署移交手续证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
  ()有下列情况,印章须停用:
  1、机构变动机构名称改变;
  2、上级部门通知改变印章图样;
  3、印章使用损坏;
  4、印章遗失或被窃,声明作废。
  ()印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
  四、印章的使用
  ()使用范围。
  1、凡属以中心名义对外发文、开具介绍信、报送报表签订协议等一律加盖集团印章;
  2、凡属中心内部行文、通知,使用中心印章;
  3、凡属部门业务范围内加盖部门印章;
  4、凡属合同类的用合同专用章;
  ()使用印章,一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。凡不符合用印需要的,均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿。
  ()使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、申请人、用印日期。
  1、使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决。
  2、严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印,印章保管人长期外出时须将印章妥善移交,以免贻误工作。
  五、附则
  1、未按本办法要求使用印章、保管印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
  2、本办法由办公室解释、补充,由中心主任颁布生效。

(六)中心文档资料管理规定
的:为加强工程训练中心各类档案管理的规范性,特制定本办法。

适用范围:工程训练中心的全部文书档案、人事档案、教学档案、物资档案、工程档案。

管理权限:各相关部门

第一条:档案的立卷归档:

1.非教学档案的立卷:

(1)立卷范围:中心业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以中心名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;中心内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);中心内部形成的除教学方面之外的其它请示、报告、批复;在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;中心领导或部门领导外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

(2)原则上文档原件应交办公室档案室存档,如特殊情况下有关部门须保留档案原件时,办公室档案室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。

2.教学档案的立卷:

(1)立卷范围:与教学相关的具有现实和长远保存价值的各类教学文件资料(教学计划、教学大纲、教材及参考资料、学生成绩、各类教学检查、与教学相关的各种声音影像资料等)

(2)相关教学部门派专人负责教学档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过教研部系统整理、编目后由教学负责人审查后交办公室归档。

第二条 档案的保管:

1.凡中心在各类教学、经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各相应部门进行收集、整理、立卷并可备份,原件统一交到中心办公室归档(注明备份件存放处),其它部门和个人不得擅自留存。

2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

3,档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

4 应定期对本中心全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

第三条 档案的销毁:

档案销毁由办公室报请中心主任批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。

 

工程训练中心

二〇一六年一月二十日

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